17 octubre, 2019

Cómo implementar el registro horario sin muchas complicaciones

Uno de los grandes perjudicados de la crisis económica sufrida fue el empleo, que no solo se redujo, sino que además se volvió mucho más precario, gracias a los contratos temporales que hacían que hacer indefinido a un trabajador fuera cosa de otro tiempo. Esto desembocó en una situación de inestabilidad laboral, en la que el trabajador se encontraba que en tres o seis meses no iba a tener trabajo.

Como en toda crisis, o incluso en la actualidad, el empresario buscaba los medios posibles para conseguir reducir la presión que suponen los seguros sociales sobre la empresa. De esta manera, nos encontrábamos con la situación en la que un trabajador estaba contratado para trabajar un número de horas inferior a la media jornada, pero acababa trabajando a jornada completa.

Con el fin de resolver este problema, el Gobierno en Funciones de Pedro Sánchez lanzó un Real Decreto de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que pretende controlar esta situación, obligando al trabajador a controlar los tiempos de trabajo.

El problema viene a la hora de implementar estos sistemas sino se tienen, pero a continuación os damos unos consejo para llevar a cabo el control de tiempo de trabajo sin muchas complicaciones.

No implementes los últimos avances tecnológicos, implementa los que funcionan.

Para las empresas que tienen una oficina o sede central donde acuden los trabajadores cada día para iniciar su jornada lo más indicado es una solución biométrica o de proximidad. Se trata de un hardware, un lector de huellas o tarjetas, en las que el trabajador tendrá que indicar la entrada y la salida de las instalaciones de la empresa.

Dicho registro permanecerá dentro del lector y se gestiona a través de un software, de manera que la empresa tiene los registros, puede gestionar incidencias que surja, (un empleado que se marcha sin fichar la salida) y garantiza la protección de datos en caso de que se utilice la huella parar fichar. El uso de la huella garantiza que otro empleado no pueda realizar el fichaje de entrada o salida de un compañero.

La gran ventaja de esta solución es su coste, que se amortiza más rápido a medida que el número de trabajadores aumenta. Su gran inconveniente suele estar en los trabajadores en movilidad o que trabajan a distancia, ya que no se puede acudir a la oficina para realizar el fichaje.

Esta carencia es la que vienen a cubrir aplicaciones informáticas. Se trata por lo general de una solución adecuada para aquellos usuarios que trabajan delante de un ordenador o tienen un teléfono móvil con la app de fichaje instalada. Las soluciones de software son una oportunidad para la empresa para medir y mejorar la productividad de los empleados

Normalmente se registra la entrada y salida del trabajo mediante un código. Después, dependiendo de la aplicación nos permitirá hacer más o menos cosas. Las hay que nos ayudan a llevar un control de horas para proyectos, además de los fichajes, gestión y petición de vacaciones y días libres, geolocalización para empleados móviles, etc.

Su gran desventaja respecto a un hardware específico de fichaje por huella o proximidad es el coste. A medida que aumenta el número de empleados es más complicado, y mucho más oneroso para la empresa, mantener un sistema de este tipo. Un ejemplo sería para una empresa de 50 empleados un coste de entre 200 a 800 euros al año, dependiendo de las funcionalidades de cada uno.

Uno de los softwares multiplataforma más utilizados por los empresarios es Timenet, que pone al alcance de cualquier empresa un sistema de control de horarios mediante el cual podrá gestionar de forma fácil las horas de trabajo de sus empleados, las horas de dedicación a proyectos, tareas o servicios, los calendarios laborales, las vacaciones de su plantilla y ajustarse a la ley del trabajo con el registro de la jornada laboral.

Por último, tenemos un sistema rudimentario pero efectivo, que consiste en reflejar en una hoja de cálculo las horas diarias de cada trabajador, junto con su firma. El problema de este sistema es que es demasiado manual. En un momento en el que las empresas están intentando huir del papel, puede que no sea el más adecuado.

Es adecuado para empresas pequeñas que tienen horarios fijos. Por ejemplo, una micropyme de 7 empleados que todos trabajan de lunes a viernes de 9 a 5. No es necesario firmar las horas todos los días, sino que bastaría con hacerlo una vez al mes, junto con la nómina, por ejemplo.

Una alternativa para digitalizar este rudimentario control horario sería entregar al trabajador un PDF que firmara digitalmente mediante su certificado electrónico. De otra forma, al igual que se guardan las nóminas firmadas, se pueden guardar las horas realizadas.

Cómo implementar el registro horario sin muchas complicaciones